fbpx
Sähköisen arkistoinnin perusteet (1 pv)
Ilmoittaudu
Digitalisaatio ja uudet teknologiat

Yritysakatemia järjestää nyt koulutuksen:

Sähköisen arkistoinnin perusteet (1 pv)

690 euroa /hlö + alv

29.01.2025, Etäkoulutus , Etäkoulutus 21 lokakuun, 2024 Sampo Korppoo

Miksi organisaatioiden on siirryttävä sähköiseen arkistointiin, lain vaatimus vai politiikka?
Arkistolaki on muuttumassa pian vuosien 2024-2025 aikana.
Sähköinen arkistointi tuli mm pakolliseksi julkisella sektorilla jo vuonna 2022 ja arkistolakikin on muuttumassa.
Yrityksissä on myös paljon lainsäädännön vaatimuksia, jotka vaihtelevat eri sektoreilla.

Sähköinen arkistointi tai siihen siirtyminen tarkoittaa lisää kysymyksiä.

  • Mitkä ovat vaatimukset kohti sähköistä arkistointia?
  • Mitä sähköinen arkistointi edellyttää organisaatiolta?
  • Missä mennään tiedonhallinnan kulttuurissa?
  • Ovatko asiakirjat vielä mapissa arkistoituna tai peräti pannuhuoneessa vailla suunnitelmaa?

Koulutuksessa saadaan vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin.

  • Löytyykö tärkeä tieto arkistoistasi helposti?
  • Mistä tietoa, miten asiakirjoja tai dokumentteja tarvitsee säilyttää?
  • Eroja julkisella ja yksityisellä sektorilla?
  • Miksi ja milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksessä pakollista?

Arkistointi on osa laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista.
Organisaatiossa on tiedettävä, kuka on tiedon tuottanut ja mihin tarkoitukseen.
Asiakirjahallinnossa työtä tekevän, arkistoinnin osavastuullisen tai muun tietotyöläisen tehtäviin kuuluu selvittää joukko asioita.
– Millä tavoin asiakirjallista tietoa rekisteröidään, säilytetään vai arkistoidaan, kuvaillaan ja luetteloidaan.
– Mitä prosesseja sähköinen arkistointi muuttaa? Keskiössä on edelleen tiedon elinkaarikysymykset.
Tule oppimaan mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa ja mitä pitäisi tietää!

Kenelle?
Koulutus sopii kaikille organisaatioille. Koulutus soveltuu erityisesti arkisto- tai osavastuullisille, sihteereille ja assistenteille. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille, johdolle ja esimiehille, organisaation kehittäjille, talous- ja hallinnon asiantuntijoille, henkilötiedon, rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville. Tietosuojavastuullisille ja tiedonhallinnan parissa toimiville. Kenelle kuuluu vastuu ja valvonta? Asiakirjojen elinkaari on edelleen keskiössä!

Kouluttaja:
Tieto- ja teknologia-arkkitehti Jarkko Koivuniemi, Suomen Ammattipuhujat Oy / Mediabot Oy

Jarkon tausta on vahvasti teknologiassa ja koulutuksessa. Hän on kouluttanut, sparrannut ja konsultoinut erikokoisissa yrityksissä ja organisaatioissa sekä on monialaosaaja mm. yritysarkkitehtuurin puolella, tietoturva ja -suoja-asiantuntijuudessa. Jarkolla on yli 20 vuoden kokemus toimitusjohtajuudesta ja teknologiasta, kumppaneinaan mm. Microsoft ja Adobe.

Jarkko omin sanoin pitää uusista toimintamalleista ja teknologian tuomista innovaatioista, mutta ihmiset ja yleisö ensin. Yrittäjä isolla yyllä. Intohimona erityisesti golf, amerikkalainen jalkapallo, perhe ja kokkaus.

Jarkko toimii kouluttajana mm. näissä koulutuksissamme: Tiedonhallinnan perusteet, Sähköisen arkistoinnin perusteet, Uusi arkistolaki 2024, Tietosuojan vuosikello.

OHJELMA
– Johdanto
– Arkistoinnin perusteet sähköisenä aikana

Ohjaava lainsäädäntö
– Uusi arkistolaki
– Muu uudistuva lainsäädäntö

– Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallintaa
– Sähköinen arkistointi ja kehittämisalue
– Pitkäaikaissäilytys vai määräaikainen vs arkistointi?
– Säilyttäminen vai arkistointi
– Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta

Yksityinen sektori vs julkiset
– Lainsäädännön erot
– HR, talous, markkinointi
– Tiedonhallintalain merkitys

Terminologiaa
– Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma
– Tiedonohjaussuunnitelma vs arkistonmuodostussuunnitelma?
– Vai arkistosuunnitelma?

– Järjestelmien ja asiakirjojen rooli sähköisessä arkistoinnissa?
– Mitä asiakirjoja operatiivisissa järjestelmissä? Voiko säilyttää missä vaan?

Säilytysjärjestelmä vs. tiedonohjaus
– Suojaus/luokittelu
– Julkisuuslainsäädäntö vs yksityinen sektori
– Säilytysaika ja pituudet, mistä löytyy?
– Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
– Tietoturvallisuus ja kyberaika
– Mitä muuta huomioitava?

– Yksiköiden eri tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjahallinto
– Asiakirjatyypit ja formaatit
– Oletusmetatietoarvot ja niiden merkitys (esimerkiksi säilytysaika)
– Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
– Arkistoinnin säilytysjärjestelmät ja sertifioinnit
– Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
– Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja vaatimukset

Sähköisen arkistoinnin kriteerit ja vaatimukset
– Metatiedot, rajapinnat, käyttöoikeudet

– Laadukas asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja teknologia
– Tietoturva ja -suoja arkistoinnissa
– Esimerkkejä
– Keskustelua

Koulutuspaikka:
Etäkoulutus

Ajankohta:
29.01.2025, klo 9:00-16:00

Hinta:
690 euroa /hlö + alv 25,5 %.

Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Peruutuksesta ja 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä muutoksista veloitetaan toimistokuluina 15 % koulutuksen hinnasta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä kirjallisesti.

Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi, tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.